Debiteurenbeheer blog

Blog: Hoe zet ik mijn debiteurenbeheer op?

Een goed geïntegreerd debiteurenbeheer zorgt voor een professionele uitstraling van jouw bedrijf. Je bent niet alleen goed in wat jij doet of verkoopt niet alleen mooie producten, maar je bent met net zoveel toewijding bezig met het na traject: het incasseren van de factuur die hoort bij de geleverde dienst of het verkochte product. Hoe zet je een debiteurenbeheer op?

Kees van Houwelingen juni 2020


Communicatiemiddelen

Allereerst is het goed om te bepalen welke communicatiekanalen je wilt gebruiken. Maak je gebruik van e-mail of stuur je brieven liever via de post? Bel jij graag mensen na of vind je dat wellicht te intimiderend? Wellicht gebruik je sms of Whatsapp om jouw klant eraan te herinneren dat er nog een nota openstaat.

Een brief via de mail of post is een professionele manier om jouw klant te herinneren of aan te manen voor de openstaande factuur. Een bericht via sms of Whatsapp kan rechtsgeldige communicatie zijn, maar komt niet altijd even professioneel over.

Plan

Schrijf een plan! Wil je eerst een brief sturen met een herinnering? Of wellicht gelijk een telefoontje wagen met je klant? Als je een plan schrijft hoe je jouw debiteurenbeheer wilt vormgeven, geeft dat duidelijkheid en zorgt voor een uniform proces. Ook dat zorgt voor een professionele uitstraling van je bedrijf: je klanten weten waar ze aan toe zijn bij jou.

Een plan kan er in grove lijnen als volgt uit zien:

  1. Versturen factuur
  2. Versturen herinnering per mail (2 dagen na vervaldatum factuur)
  3. Versturen aanmaning per mail (na 10 dagen)
  4. Telefoonronde (na 7 dagen)
  5. Incassobrief per mail en post (na 7 dagen)
  6. Vordering naar deurwaarder

Incassobrief

In de laatste brief (incassobrief) geef je aan dat je de vordering uit handen geeft aan een deurwaarder als er niet betaald wordt. Dat klinkt hard, maar schept wel duidelijkheid. Bedenk dat jouw klant al een factuur, een herinnering en een aanmaning heeft gekregen. In de incassobrief geef je weer aan welke deurwaarder jouw vordering uit handen wordt gegeven en welk bedrag jouw klant aan incassokosten moet betalen. Een voorbeeld van een incassobrief kun je hier vinden.

Advies nodig bij het opstellen van jouw debiteurenbeheer? Neem contact met ons op voor advies!

Kees van Houwelingen
Gerechtsdeurwaarder