Overeenkomst tekenen

Blog: Wat is een incassobrief?

In een van onze vorige blogs is gesproken over het opzetten van een goed debiteurenbeheer én welke voordelen dit biedt. Toch kan het voorkomen dat een van uw debiteuren de factuur blijvend weigert te betalen. U bent ervan overtuigd dat dit ook niet meer zal gebeuren. In dat geval, is het belangrijk dat u snel handelt en hulp inschakelt van een derde, zoals Van Houwelingen & Partners.

Wat is een incassobrief?

J. Molendijk, augustus 2020

Met de incassobrief wordt eigenlijk bedoeld: de laatste aanmaning naar de debiteur, voordat de vordering uit handen wordt gegeven. Maar wat moet er precies in deze brief komen te staan? Een goede vraag. In deze blog geven wij u hier graag antwoord op.

Allereerst dient er onderscheid te worden gemaakt tussen twee soorten vorderingen. Dat doet de wet namelijk ook. Is uw vordering gericht op een consument (Business to Consumer)? Óf op een zakelijke klant? (Business to Business)? Zo geniet een consument een sterkere bescherming dan een onderneming. De rechter stelt dan ook aanvullende eisen aan de incassobrief, in het geval uw debiteur een consument betreft.

De WIK aanmaning (Business to Consumer)

De WIK (Wet Incasso Kosten) aanmaning (of ook wel veertiendagenbrief genoemd) is een wettelijk verplichte aanmaning, waarbij de consument nog veertien dagen na ontvangst van de brief de kans krijgt om de vordering te voldoen. De gegeven termijn hebben wij daarbij onderstreept, omdat dit in de praktijk nogal vaak misgaat.

De rechter heeft namelijk bepaald dat een consument de volledige veertien dagen de tijd behoort te krijgen om een vordering te voldoen, zonder bijkomende kosten. Het moment van ontvangst lijkt hier in eerste instantie onduidelijkheid te scheppen. Er wordt echter vanuit gegaan dat de brief op de tweede dag na verzending door de debiteur is ontvangen (uitzonderingen zoals zon- en feestdagen daargelaten).

Als u een incassobrief de deur uit doet, stellen wij voor dat u deze – voor de zekerheid – ook per mail toezendt. Wilt u er écht zeker van zijn dat uw brief uw debiteur bereikt? Dan kunt u ervoor kiezen om de brief per aangetekende post te zenden.

Verdere belangrijke elementen die in de brief horen te staan zijn:

  • Wie de eisende partij is (de naam van uw bedrijf);
  • om welke geleverde product/dienst het gaat;
  • de hoofdsom van de vordering;
  • de buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente;
  • aan welke partij de vordering uit handen wordt gegeven;
  • verhoging met btw (indien u deze niet kunt verrekenen).

Een voorbeeldbrief van de WIK- aanmaning kunt u terugvinden op onze website. De incassokosten worden berekend via een wettelijke staffel. Voor het berekenen van de wettelijke incassokosten (en rente) kunt u op tal van websites terecht. Een voorbeeld hiervan is www.incassokostenberekenen.nl.

De ingebrekestelling (Business to Business)

In het geval dat uw debiteur een zakelijke klant betreft, gelden er uiteraard andere regels. Wanneer uw contractspartij zijn verplichtingen niet nakomt, wilt u daar tegen optreden. Op voorhand is echter moeilijk te bepalen of een ingebrekestelling noodzakelijk is. Dit is afhankelijk van hetgeen dat u met uw contractspartij heeft afgesproken. Eerst dient te worden vastgesteld of uw debiteur daadwerkelijk in verzuim is. Zo kan het zijn dat in uw algemene voorwaarden/contract afwijkende regels staan beschreven. Deze specifieke bepalingen gaan in principe voor op de letter van de wet.

In de meeste gevallen is een ingebrekestelling niet noodzakelijk. Het is echter zeer raadzaam deze te allen tijde te sturen naar uw zakelijke debiteur. Zo voorkomt u dat u in een later stadium (lees: gerechtelijke fase) voor verrassingen komt te staan. Voor de ingebrekestelling kunt u eveneens gebruikmaken van onze WIK-brief, te vinden op onze website.

Vragen?

Heeft u over een bepaalde vordering nog vragen? Of weet u nog niet helemaal precies wat er in uw incassobrief moet komen staan? U kunt altijd contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder.